Gestion des inscriptions aux activités périscolaires

Aujourd'hui le mode d'inscriptions manuel paraît dépassé et pourtant, nombreuses sont les communes où les parents doivent se présenter et attendre à l'accueil de l'organisme en charge des enregistrements (mairie, école, centre social ou aéré) pour remplir des formulaires et faire leurs choix parmis les activités proposées. Ces informations sont ensuite enregistrées dans des fichiers - le plus souvent des tableurs Excel (MS Office) ou Calc (Open Office) - et peuvent être sujettes à des erreurs de saisies.

 

 

Comment les parents inscrivent leurs enfants aux activités périscolaires ? 

 

Pour les familles, l'enregistrement et l'inscription des enfants aux activités scolaires et périscolaires, à la cantine, à la garderie créent des contraintes souvent difficiles à intégrer dans le temps que les parents peuvent y consacrer.

Pour les organisateurs, l'accueil des parents, l'enregistrement des informations sont des opérations longues et couteuses en temps qui pourrait être consacré à d'autres tâches administratives.

Pour les animateurs, le travail de préparation des activités périscolaires est considérable. Ils savent qu'il n'est pas facile pour les familles d'assimiler les programmes d'activités qui peuvent être incomplets, mal interprétés ou mal adapté à l'enfant. Ils proposent des activités à thème - manuelles, sportives, éco-citoyennes, artistiques - qui doivent rester ouvertes pour permettre l'inscription ou la désinscription d'enfants en cours de cycle. Dans le cadre le l'aménagement des nouveaux rythmes scolaires (NAP ou TAP) il faut également organiser des activités quotidiennes diversifiées qui en rendent la gestion encore plus complexe.

Comment les structures (écoles, mairies, centre sociaux, maison des jeunes et la culture) font pour communiquer sur la façon d’inscrire les enfants ?

Des fiches d'information et d'inscriptions aux NAP (ou TAP) et aux activités périscolaires sont remises aux familles pour leur permettre d'inscrire leurs enfants aux différents programmes proposés ( à la carte ou par cycle). Il est alors peu commode d'en conserver une trace ou d'y accéder facilement en cas de besoin.

Pourquoi la gestion des inscriptions est compliquée pour les structures locales ?

Gérer les inscriptions est un travail complexe surtout dans le cadre de la gestion des activités périscolaires. La double saisie engendre des erreurs et un travail long et fastidieux. Cette complexité génère des coûts supplémentaires liés à la gestion manuelle des informations : conservation et mise à jour des fiches familiales, des inscriptions, des plannings, calcul et édition de la facturation pour la mairie...